Bill Gates: Lúc trước Tôi đã làm việc như thế nào?

Thật không thể tưởng tượng được khi nhìn lại khoảng thời gian 30 năm vào lúc Microsoft bắt đầu sự nghiệp và nhận ra công việc đã được thay đổi thế nào. Cuối cùng, chúng tôi đã tiến gần đến điều mà tôi gọi là phong cách làm việc kỹ thuật số. Nếu nhìn vào văn phòng của tôi, bạn sẽ thấy không có nhiều giấy tờ. Trên bàn làm việc của tôi có ba màn hình, được kết nối đồng bộ thành một máy đơn. Tôi có thể kéo một mục trên máy này sang máy kia. Một khi bạn có được khu vực trình bày rộng như vậy, bạn sẽ không phải quay lại, vì nó có tá động trực tiếp lên năng suất. Màn hình phía bên trái có một danh sách các thư điện tử của tôi. Màn hình ở giữa thường là bức thư điện tử mà tôi đang đọc và trả lời. Và trình duyệt của tôi thì ở màn hình bên phải. Cách bố trí này giúp tôi có thể liếc sang và nhìn thấy có gì mới xuất hiện trên màn hình trong khi tôi đang làm việc và tìm đường liên kết liên quan tới bức thư điện tử và nhìn nó trong khi bức thư vẫn đang ở trước mặt tôi. Ở Microsoft, thư điện tử là một lựa chọn để thông tin liên lạc, hơn cả điện thoại, văn bản, blog, bản tin và thậm chí là những cuộc họp (hộp thư thoại và fax thực chất được hợp nhất vào hộp thư của chúng ta.) Một ngày tôi nhận được khoảng 100 thư điện tử. Chúng tôi áp dụng tính năng lọc của máy vi tính để giữ mức độ đó. Các thư điện tử được gửi thẳng cho tôi từ bất cứ ai mà tôi đã trả lời thư, từ bất cứ ai trong Microsoft, Intel HP, và tất cả những công ty đối tác khác, hay bất cứ ai mà tôi biết. Tôi luôn nhìn thấy một bản tường thuật của trợ lý về bất cứ thư điện tử nào khác từ những công ty không có trong danh sách cho phép của tôi hoặc từ những cá nhân tôi không biết. Bằng cách đó tôi biết được mọi người đang ca ngợi điều gì ở chúng tôi, phàn nàn điều gì và yêu cầu điều gì. Hiện nay, chúng tôi đang có vấn đề ở chỗ thách thức không phải là làm thế nào để giao tiếp một cách hiệu quả bằng thư điện tử, mà phải đảm bảo rằng bạn dành thời gian cho những bức thư điện tử có tính chất quan trọng nhất. Tôi dùng những công cụ như “những nguyên tắc trong hộp thư” và các thư mục tìm kiếm để đánh dấu và lập nhóm các tin nhắn dựa trên nội dung và mức độ quan trọng của chúng. Tôi không thích các danh sách những việc phải làm. Thay vào đó, tôi sử dụng thư điện tử và các tập tin trong máy tính và lịch trực tuyến. Vậy nên khi vào bàn làm việc, tôi có thể tập trung vào những bức thư điện tử mà tôi đã đánh dấu và kiểm tra các tập tin kiểm soát những dự án và blog đặc biệt. Outlook cũng có một hộp báo thư xuất hiện ở góc dưới bên phải màn hình vào bất cứ lúc nào có thư đến máy của bạn. Chúng tôi gọi nó là “bánh mì nướng”. Tôi có nguyên tắc bỏ qua những bức thu đó trừ khi thấy đó là một bức thư có tính ưu tiên hàng đầu. Tập trung là một vấn đề, đó là vấn đề thông tin quá tải. Nhưng còn một vấn đề khác là thiếu thông tin. Chìm ngập trong thông tin không có nghĩa là chúng ta có được thông tin đúng hay liên hệ với đúng người. Tôi xử lý vấn đề này bằng cách sử dụng chương trình SharePoint, một công cụ để tạo ra các website cho công ty về những dự án cụ thể. Trong những trang này có các kế hoạch, lịch trình, bản thảo luận, và các thông tin khác. Tất cả đều có thể được tạo ra bởi bất cứ ai trong công ty chỉ bằng một vài cái nhấp chuột. Ngay thời điểm này, tôi đang chuẩn bị cho Một tuần suy nghĩ. Tôi thường đi xa khoảng một tuần và đọc khoảng 100 bài viết của các nhân viên Microsoft để kiểm tra các vấn đề liên quan đến công ty và tương lai của nền công nghệ. Tôi đã làm việc này trong hơn 12 năm. Nó đã từng là một quá trình toàn bằng giấy mà tôi là người duy nhất đọc và nhận xét. Ngày nay, cả quá trình được số hóa và mở rộng cho toàn công ty. Bây giờ, công việc của tôi còn hiệu quả hơn khi lựa chọn đúng những bài viết cần đọc, và tôi có thể thêm những nhận xét điện tử của mình mà mọi người đều có thể nhìn thấy. Microsoft có hơn 50.000 nhân viên, nên SharePoint giúp tôi liên hệ với nhiều người ở mọi nơi trong công ty. Nó giống như một trang web siêu cấp để mọi người chỉnh sửa và thảo luận, hơn hẳn tiêu chuẩn thông thường là chỉ có thể gửi thư điện tử cùng với những tài liệu đính kèm. Một công cụ kỹ thuật số khác có hiệu quả rất cao đối với năng suất của tôi là tìm kiếm bằng máy tính để bàn. Nó đã thay đổi cách tôi truy cập thông tin trên máy tính, trên máy chủ, và trên internet. Với những ổ cứng lớn có dung lượng lớn hơn và băng tầng rộng hơn, bây giờ tôi có thể có hàng ngàn gigabyte thông tin trên máy tính và máy chủ dưới hình thức thư điện tử, văn bản, tập tin đa phương tiện, dữ liệu liên lạc và nhiều thứ khác nữa. Thay vì phải xem hết các thư mục để tìm ra một văn bản mà tôi nghĩ có chứa thông tin mình cần, tôi chỉ cần đơn giản gõ thuật ngữ cần tìm vào thanh công cụ, sau đó tất cả các thư điện tử và văn bản có chứa thông tin đó đều xuất hiện. Đối với số điện thoại và địa chỉ thư điện tử cũng vậy. Giấy không còn là một phần quan trọng trong cuộc sống của tôi. Tôi lấy được 90% lượng thông tin của mình trên mạng, và khi muốn thu thập thêm một chút gì đó, tôi đem theo máy tính Tablet. Nó được kế nối toàn bộ với máy tính ở văn phòng nên tôi có được mọi tập tin mình cần. Tôi có cả một phần mềm ghi chú gọi là OneNote, vậy nên mọi ghi chú của tôi đều ở dạng số hóa. Vẫn còn một thiết bị trình độ thấp trong văn phòng của tôi, đó là cái bảng trắng. Tôi luôn có những cây bút màu rất đẹp, và nó rất tốt cho quá trình tư duy khi tôi đang ngồi cùng người khác, hay thậm chí chỉ ngồi một mình. Những tấm bảng trắng ở văn phòng của Microsoft có khả năng nắm bắt hình ảnh và chuyển đến cho máy tính, gần giống một máy tính Tablet. Hiện giờ tôi không có cái bảng nào, nhưng có thể tôi sẽ có một cái bảng kỹ số trong năm tới. Ngày nay, nếu chợt nghĩ ra điều gì khác lạ, tôi chỉ cần lấy bút ra và viết lại nó trên máy tính Tablet. Mỗi ngày của tôi thường đầy ắp các cuộc họp. Thật là môt sự xa xỉ nếu có thời gian viết ra những suy nghĩ của mình hay những việc phải làm tiếp theo những cuộc họp trong ngày. Nhưng có khi điều đó không xảy ra. Vậy thì thật tuyệt nếu sau khi bọn trẻ đi ngủ, bạn có thể ngồi ở nhà và xem bất cứ bức thư điện tử nào mà bạn chưa đọc. Nếu cả tuần đều bận rộn, thì cuối tuần là dịp tôi gửi những bức thư dài và sâu sắc. Khi mọi người đến vào sáng thứ hai, họ sẽ nhận ra tôi đã bận rộn như thế nào vì ai cũng nhận được thư trả lời của tôi.   Bích Uyên (Tổng hợp)