Hợp đồng qua fax đã được coi là có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng bằng văn bản. Vì vậy, hiện nay các doanh nghiệp thực hiện giao dịch ký kết hợp đồng qua fax khá phổ biến và cần lưu ý để hạn chế rủi ro khi giao kết loại hợp đồng này

Các rủi ro có thể xảy ra như: nguy cơ giả mạo, dữ liệu qua fax bị thất lạc gây rò rỉ thông tin, giá trị pháp lý của tài liệu giao dịch qua fax dễ bị các bên phủ nhận… Cần thiết phải lưu ý đến những điểm sau:

Đảm bảo về mặt pháp lý

Các bên phải có một thỏa thuận chi tiết về giao kết hợp đồng qua fax phù hợp với Luật Giao dịch điện tử. Luật giao dịch điển tử quy định chi tiết về hình thức thể hiện, giá trị pháp lý… của thông điệp dữ liệu (trong đó bao gồm cả giao dịch điển tử qua fax), chính vì vậy khi các bên thỏa thuận chi tiết về giao kết hợp đồng qua fax tuân theo quy định của luật giao dịch điển tử thì khi xảy ra rủi ro, một trong hai bên có thế có cơ sở pháp lý để bảo vệ quyền lợi của mình.

Trình tự thủ tục giao kết

Các bên phải thống nhất được với nhau về trình tự, thủ tục giao kết hợp đồng qua fax trong đó phải thỏa thuận rõ về điều kiện để tài liệu giao dịch qua fax có hiệu lực, tính toàn vẹn của dữ liệu, quy trình khởi tạo dữ liệu qua fax, quy trình gửi, quy trình nhận, xác nhận việc gửi nhận, địa điểm gửi, địa điểm nhận, thời điểm tài liệu giao dịch qua fax có hiệu lực, quy tắc bảo mật thông tin, trách nhiệm bồi thường thiệt hại…

Điều kiện về đăng kí

Các bên phải đăng ký với nhau về mẫu dấu công ty, mẫu dấu chức danh, chữ ký của người có thẩm quyền ký hợp đồng, tên và nhân thân của nhân viên giao dịch của hai bên, số fax sử dụng để giao dịch, địa điểm giao dịch, số điện thoại, địa chỉ email liên hệ… sự thống nhất này sẽ là căn cứ để giải quyết nếu phát sinh tranh chấp

Củng cố hệ thống, trang thiết bị và nhân lực

Mỗi bên phải có hệ thống kiểm soát nội bộ về giao dịch qua fax, bao gồm nhân lực, phương tiện và qui chế quản lý. Nhân lực tham gia phải thực sự trung thực, cẩn trọng và mẫn cán. Phương tiện phải hiện đại bảo đảm chất lượng, qui chế quản lý phải chặt chẽ và đầy đủ.

Ngoài ra, cùng với việc giao dịch bằng fax, thì giao dịch viên của các bên cần phải liên lạc với nhau bằng điện thoại, email,.. Đây là các phương tiện liên lạc phụ trợ làm tăng thêm tính minh bạch và tính chứng cứ của giao dịch. Các bên phải có bản gốc để đối chiếu và phải có nguyên tắc giải quyết mâu thuẫn giữa bản gốc và bản fax tùy theo tính chất của từng giao dịch.

Nguồn: Tinmoi.vn