Theo quy định tại Điều 152 – Luật Doanh nghiệp năm 2005 và Khoản 3 Điều 22 Nghị định số 43/2010/NĐ – CP ngày 15/04/2010 hướng dẫn về đăng ký kinh doanh thì thủ tục Hợp nhất doanh nghiệp sẽ được tiến hành như sau:

Các công ty bị hợp nhất chuẩn bị Hợp đồng hợp nhất. Hợp đồng hợp nhất phải có các nội dung chủ yếu như sau: Tên, địa chỉ trụ sở chính của các công ty bị hợp nhất; tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty hợp nhất; thủ tục và điều kiện hợp nhất; phương án sử dụng lao động; thời hạn, thủ tục và điều kiện chuyển đổi tài sản, chuyển đổi phần vốn góp, cổ phần, trái phiếu của công ty bị hợp nhất thành phần vốn góp, cổ phần, trái phiếu của công ty hợp nhất; thời hạn thực hiện hợp nhất; dự thảo Điều lệ công ty hợp nhất;

Các thành viên, chủ sở hữu công ty hoặc các cổ đông của các công ty bị hợp nhất thông qua hợp đồng hợp nhất, Điều lệ công ty hợp nhất, bầu hoặc bổ nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty hợp nhất và tiến hành đăng ký kinh doanh công ty hợp nhất theo quy định của Luật Doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Hợp đồng hợp nhất phải được gửi đến các chủ nợ và thông báo cho người lao động biết trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày thông qua.

Ngoài các văn bản, giấy tờ nêu trên, công ty được hợp nhất (công ty mới được hợp nhất của hai hoặc nhiều công ty) phải chuẩn bị những giấy tờ sau:

1.    Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần, công ty hợp danh phải kèm theo các giấy tờ sau:

1.1    Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;

1.2    Dự thảo Điều lệ công ty. Dự thảo điều lệ công ty phải có đầy đủ chữ ký của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; của người đại diện theo pháp luật, của các thành viên hoặc người đại diện theo ủy quyền đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; của người đại diện theo pháp luật, của các cổ đông sáng lập hoặc người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần. Các thành viên, cổ đông sáng lập phải cùng nhau chịu trách nhiệm về sự phù hợp pháp luật của điều lệ công ty;

1.3    Danh sách thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh; danh sách cổ đông sáng lập công ty cổ phần lập. Kèm theo danh sách thành viên hoặc danh sách cổ đông sáng lập phải có:

a.    Bản sao hợp lệ một trong những giấy tờ chứng thực của các cổ đông hoặc các thành viên: (i) Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực đối với công dân Việt Nam, (ii) Hộ chiếu Việt Nam, Hộ chiếu nước ngoài (hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài) và một trong các giấy tờ chứng minh người gốc Việt Nam ở nước ngoài, (iii) Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp và Hộ chiếu còn hiệu lực đối với người nước ngoài thường trú tại Việt Nam, (iv) Hộ chiếu còn hiệu lực đối với người nước ngoài không thường trú tại Việt Nam;

b.    Bản sao hợp lệ Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác, bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 24 Nghị định này của người đại diện theo ủy quyền và quyết định ủy quyền tương ứng đối với trường hợp thành viên sáng lập hoặc cổ đông sáng lập là pháp nhân.

1.4    Văn bản xác nhận vốn pháp định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đối với công ty kinh doanh ngành, nghề mà theo quy định của pháp luật phải có vốn pháp định;

1.5    Bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh, của một hoặc một số cá nhân đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần nếu công ty kinh doanh ngành, nghề mà theo quy định của pháp luật phải có chứng chỉ hành nghề.